Pek çok GES firması işe bir Excel teklif şablonuyla başlar. İlk yıllarda bu yeterlidir: fiyat listesi bir sekmede, hesap bir sekmede, çıktı bir sekmede durur. Ancak teklif sayısı arttıkça ve ekibe yeni kişiler katıldıkça şablonun kopyaları çoğalır, formüller bozulur ve hangi dosyanın güncel olduğunu kimse bilemez. Bu yazıda Excel ile teklif hazırlamanın gizli maliyetlerini ve bir GES teklif programına geçişi adım adım ele alıyoruz.
Excel teklifinin gizli maliyetleri
- Kopya dosyalar: Her teklif şablonun bir kopyasıdır. Fiyat listesi güncellendiğinde eski kopyalar eski fiyatla kalır.
- Formül hataları: Bir satır eklendiğinde toplam formülünün o satırı kapsamaması gibi hatalar fark edilmeden müşteriye gider.
- Kur ve marj: Döviz kurunun elle girilmesi ve kâr marjı ile maliyet üstü eklemenin karıştırılması, fark edilmeden düşük fiyat verilmesine yol açar. Bu farkı teklif hazırlama rehberimizde örnekle anlattık.
- Tasarımla kopukluk: Panel adedi ve konstrüksiyon malzemesi tasarım programından elle aktarılır; tasarım değiştiğinde teklif güncellenmeyebilir.
- Takip yok: Hangi teklifin gönderildiği, kaç gündür beklediği ve neden kaybedildiği bir dosyada değil, kişilerin hafızasında durur.
- Sonraki adımlar elle: Onaylanan teklif için sözleşme ayrı hazırlanır, depo çıkışı ayrı yazılır, montaj ayrı planlanır.
Bu kalemlerin her biri tek başına küçük görünür. Birlikte ise her teklif için dakikalar, ayda saatler ve zaman zaman da yanlış fiyatlanmış bir proje anlamına gelir.
Geçişte 7 adım
1. Ürün kataloğunu ve fiyat listesini temizleyin
Programa aktaracağınız fiyat listesi Excel'deki halinden daha düzenli olmalıdır. Aynı ürünün farklı adlarla yazıldığı satırları birleştirin; her kalem için marka, model, birim, para birimi ve KDV oranını netleştirin. Panel ve inverter kataloğunu teknik değerleriyle birlikte hazırlayın.
2. Teklif belgesinin bölümlerine karar verin
Müşteriye giden belgede hangi bölümlerin, hangi sırayla yer alacağını belirleyin: kapak, üretim analizi, finansal analiz, fatura karşılaştırması, ana teklif, ekler, teknik föyler, proforma. Konut ve sanayi müşterisi için farklı bir sıra isteyebilirsiniz.
3. Marj, iskonto ve onay kurallarını yazın
Kalem bazında hedef marjı, satış temsilcisinin yetkisindeki en yüksek iskonto oranını ve bu oranı aşan tekliflerin kimin onayına gideceğini yazılı hale getirin. Kart komisyonu ve kur politikası da bu adımda netleşmelidir.
4. Sözleşme şablonunu hazırlayın
Onaylanan tekliften üretilecek sözleşme metnini, ödeme planı ve imza alanlarıyla birlikte tek bir şablona dönüştürün. Sözleşme metninin hukuki kontrolünü geçişten önce yaptırın.
5. Açık teklifleri taşıyın, eskileri arşivleyin
Henüz sonuçlanmamış teklifleri programda yeniden oluşturun; sonuçlanmış olanları Excel arşivinde bırakabilirsiniz. Böylece takip listeniz ilk günden doğru olur.
6. Ekibe kısa bir eğitim verin
Herkese tüm programı değil, kendi işini gösterin: satış ekibine teklif ve takip, mühendise tasarım ve hesap, depoya stok hareketleri.
7. Kısa bir paralel dönem belirleyin
İlk iki hafta bazı teklifleri hem Excel'de hem programda hazırlayıp sonuçları karşılaştırın. Fark çıkarsa nedenini bulun; fark kalmadığında Excel şablonunu kaldırın. Paralel dönemi uzun tutmayın, aksi halde ekip kolay olana döner.
Geçişten sonra ne ölçülmeli?
| Gösterge | Geçiş öncesi | Geçiş sonrası |
|---|---|---|
| Bir teklifin hazırlanma süresi | Ölçün | Ölçün |
| Revizyon sayısı (teklif başına) | Ölçün | Ölçün |
| Bekleyen tekliflerin ortalama bekleme günü | Genellikle bilinmez | Listeden görülür |
| Tekliften sözleşmeye dönüşüm oranı | Tahmini | Kayıttan hesaplanır |
Geçiş öncesi değerleri birkaç teklif üzerinde kronometreyle ölçmeniz yeterlidir. Bu karşılaştırma, yatırımın karşılığını somut olarak görmenizi sağlar.
PVAGE ile teklif
PVAGE'de teklif seçilen veya yeni oluşturulan müşteriye hazırlanır; şebekeye bağlı, off-grid, hibrit ve tarımsal sulama sistem tipleri desteklenir. Katalog kalemleri, işçilik ve lojistik hizmetleri, kalem bazında marj ve iskonto, iskonto yetki sınırı, kart komisyonu ve TCMB kurlarıyla TL, USD ve EUR kullanılabilir. Teklif belgesinin bölümleri ve sırası firmaya göre ayarlanır; teklif ve proforma İngilizce de hazırlanabilir.
Müşteri teklifi kişisel bağlantısından açıp onaylayabilir veya not yazarak reddedebilir. Onaylanan teklif tek adımda sözleşmeye, iş programına ve stok düşümüne dönüşür. Kurulum sırasında fiyat listeniz, panel kataloğunuz, sözleşme metniniz ve teklif düzeniniz sizinle birlikte hazırlanır; stok listesi Excel ile toplu güncellenebilir. Ayrıntılar için teklif ve sözleşme özellik sayfasına bakabilirsiniz.
Özelliği inceleyin: GES Teklif Programı: Linkli Teklif ve Onay Takibi