Küçük bir GES firması için depo çoğu zaman "atölyenin arka tarafı"dır: birkaç palet panel, rafta inverterler, köşede kablo makaraları. Proje sayısı arttıkça bu düzen kaldıramaz hale gelir. Montaj ekibi sahaya gittiğinde bir klemp paketinin eksik olduğu anlaşılır, aynı inverter iki farklı müşteriye söz verilmiş olur, ya da hangi panelin hangi fiyattan alındığı bilinmediği için proje kârı hesaplanamaz. Bu yazıda GES firmaları için depo ve stok yönetiminin temel kurallarını, maliyet hesabını ve günlük işleyişi pratik örneklerle anlatıyoruz.
Stok yönetimi olmadan ne olur?
- Saha gecikmesi: Eksik bir konektör veya ray eki yüzünden ekip işi bitiremeden döner; bir iş günü kaybedilir.
- Çift satın alma: Depoda zaten bulunan malzeme, kayıt olmadığı için yeniden sipariş edilir.
- Yanlış teklif: Stokta kalmamış bir ürün teklife girer, müşteriye söz verilen teslim tarihi tutmaz.
- Belirsiz kârlılık: Malzemenin gerçek maliyeti bilinmediği için projenin kâr edip etmediği sonradan anlaşılamaz.
Malzeme kategorileri
İyi bir stok düzeni, doğru kategorilerle başlar. Her kategori farklı bir takip ihtiyacı taşır:
| Kategori | Örnek kalemler | Takipte dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Paneller | Farklı güç ve markada modüller | Model ve güç sınıfı ayrı kalem olmalı; palet ve seri numarası kaydı garanti için önemlidir |
| İnverterler | Monofaze, trifaze, hibrit, off-grid | Birim değeri yüksek; seri numarasıyla hangi projeye gittiği izlenmeli |
| Aküler | Lityum, jel | Raf ömrü ve depolama koşulları üretici talimatına göre izlenmeli |
| Konstrüksiyon | Ray, kanca, ara ve uç klemp, ray eki, civata, arazi profili | Çok sayıda küçük kalem; birim (adet, metre, boy) tutarlı olmalı |
| Kablolar | DC solar kablo, AC kablo, topraklama | Metre ile takip edilir; makaradan kesilen artıklar ayrıca kaydedilmeli |
| Koruma ve pano | Sigorta, parafudr, kaçak akım rölesi, DC/AC pano, konektör | Küçük ama eksikliği işi durduran kalemler; alt sınır mutlaka tanımlanmalı |
Giriş ve çıkışları projeye bağlamak
Stok hareketi kaydının amacı sadece "depoda kaç tane kaldı" sorusunu cevaplamak değildir. Her çıkışın hangi projeye gittiği biliniyorsa, proje bittiğinde o projenin gerçek malzeme maliyeti de bilinir. Pratik kurallar:
- Her giriş, tedarikçi ve alış fiyatıyla birlikte kaydedilir.
- Her çıkış bir projeye veya müşteriye bağlanır; "genel kullanım" çıkışları istisna olmalıdır.
- Sevkiyat bilgisi (tarih, araç, teslim alan kişi) çıkışla birlikte tutulur; sahada eksik iddiası olduğunda kayıt vardır.
Onaylanan tekliften stok ayırmak
Satış ekibi ile depo arasındaki en sık kopukluk şudur: teklif onaylanır, ama depo bundan haftalar sonra, montaj günü haberdar olur. Bu arada aynı malzeme başka bir projeye verilmiş olabilir. Çözüm, onaylanan teklifteki kalemlerin hemen stoktan ayrılması veya düşülmesidir. Böylece depodaki "kullanılabilir" miktar, gerçekten başka işe verilebilecek miktarı gösterir. Teklif iptal edilirse ayrılan malzeme stoğa geri dönmelidir; aksi halde depo kâğıt üzerinde boş, rafta dolu görünür.
Ağırlıklı ortalama maliyet nasıl hesaplanır?
Panel ve inverter fiyatları aydan aya değişir. Aynı model paneli farklı tarihlerde farklı fiyatlarla aldıysanız, depodan çıkan panelin maliyeti hangisidir? Ağırlıklı ortalama maliyet yönteminde her yeni girişte eldeki stok ile yeni gelen stok birleştirilir ve birim maliyet yeniden hesaplanır:
Yeni birim maliyet = (Eldeki miktar × eldeki birim maliyet + Gelen miktar × gelen birim fiyat) ÷ (Eldeki miktar + Gelen miktar)
Örnek değerlerle (fiyatlar yalnızca hesabı göstermek içindir):
| Hareket | Miktar | Birim maliyet (TL) | Toplam değer (TL) |
|---|---|---|---|
| Eldeki stok | 100 | 3.000 | 300.000 |
| Yeni giriş | 50 | 3.300 | 165.000 |
| Giriş sonrası | 150 | 3.100 | 465.000 |
| Projeye çıkış | 40 | 3.100 | 124.000 |
| Çıkış sonrası | 110 | 3.100 | 341.000 |
Hesap: 300.000 + 165.000 = 465.000 TL; 465.000 ÷ 150 = 3.100 TL. Çıkışlar birim maliyeti değiştirmez, yalnızca miktarı ve toplam değeri azaltır: 40 × 3.100 = 124.000 TL, kalan 465.000 − 124.000 = 341.000 TL. Bu yöntem, projenin malzeme maliyetini "en son alış fiyatı" veya "ilk alış fiyatı" gibi uç değerlere göre değil, depodaki gerçek ortalamaya göre gösterir.
Sahadan iadeler
Montajdan sonra sahada neredeyse her zaman malzeme artar: birkaç klemp, yarım makara kablo, kullanılmayan bir sigorta. Bu malzemeler kayda geçmeden depoya döndüğünde iki sorun doğar: proje maliyeti olduğundan yüksek görünür ve depo sayımı tutmaz. Sahadan iadeyi ayrı bir hareket olarak kaydedin, hangi projeden geldiğini belirtin ve iadeyi montaj ekibinin iş kapanış adımına ekleyin. Hasarlı dönen malzemeyi sağlam stokla karıştırmayın.
Düşük stok eşikleri
Her kalem için bir alt sınır tanımlayın. Eşiği belirlerken şu iki soruyu sorun: Bu kalemden bir haftada tipik olarak ne kadar kullanıyoruz ve tedarikçi bunu kaç günde getiriyor? Tedarik süresi boyunca harcanacak miktar ile küçük bir güvenlik payı, makul bir başlangıç eşiğidir. Konektör ve sigorta gibi ucuz ama kritik kalemlerde eşiği cömert tutun; eksikliklerinin maliyeti fiyatlarından çok daha yüksektir.
Sayım
Sistem ne kadar iyi olursa olsun, kayıt ile raf zamanla ayrışır. Düzenli sayım bunu erkenden yakalar:
- Yüksek değerli kalemleri (inverter, akü, panel) sık, küçük kalemleri daha seyrek sayın.
- Sayım sırasında giriş ve çıkış yapmayın; ya da sayım anını net olarak kaydedin.
- Farkları düzeltmeden önce nedenini arayın: kaydedilmemiş iade, yanlış birim (boy yerine metre) veya yanlış kalem seçimi en sık nedenlerdir.
Hareketsiz ve hızlı tükenen ürünler
Depoda aylardır hareket etmeyen ürünler bağlanmış sermayedir. Özellikle eski model paneller ve talep görmeyen inverter güçleri zamanla değer kaybeder. Belirli aralıklarla hareketsiz ürün listesini çıkarın; bu ürünleri uygun projelerde önceliklendirin veya satın alma kararlarınızı buna göre düzeltin. Tersine, en hızlı tükenen ürünleri bilmek hangi kalemlerde eşiği yükseltmeniz gerektiğini gösterir.
PVAGE ile depo ve stok yönetimi
PVAGE depo modülünde stok giriş ve çıkışları kaydedilir, maliyet ağırlıklı ortalama yöntemiyle izlenir. Onaylanan teklif tek adımda sözleşmeye, iş programına ve stok düşümüne geçer; teklif iptal edilirse düşülen malzeme stoğa iade edilir. Düşük stok uyarısı, sahadan iade kaydı ve sevkiyat bilgileri aynı modüldedir. Hareketsiz ve en hızlı tükenen ürün analizleri ile Excel üzerinden toplu fiyat güncelleme de yapılabilir.
Ayrıntılar için stok ve envanter yönetimi sayfasına, projenin tedarik aşamasının diğer adımlarla nasıl bağlandığını görmek için 13 aşamalı GES proje takibi yazısına bakabilirsiniz.