Bir çatı GES projesi, müşteriyle yapılan ilk telefon görüşmesinden garanti belgesinin teslimine kadar haftalarca, bazen aylarca sürer. Bu süre boyunca satış ekibi, proje mühendisi, montaj ekibi, depo ve muhasebe aynı işe farklı zamanlarda dokunur. İşin nerede olduğu tek bir yerde yazılı değilse sorular hep aynı kişiye gelir: "Bizim proje ne durumda?" Bu yazıda bir çatı GES projesini 13 aşamaya bölerek nasıl izleyebileceğinizi, her aşamada neyi kayda geçirmeniz gerektiğini ve projelerin en sık nerede tıkandığını anlatıyoruz.
Neden aşamalara bölmek gerekir?
"Devam ediyor" durumu yöneticiye hiçbir şey söylemez. Aynı proje; teklif onayı bekliyor olabilir, dağıtım şirketinden cevap bekliyor olabilir ya da malzemesi depoda hazır ama montaj ekibi başka sahada olabilir. Bu üç durumun her biri farklı bir kişinin harekete geçmesini gerektirir. Projeyi net aşamalara böldüğünüzde:
- Her aşamanın bir sahibi olur; kimin sırası olduğu tartışılmaz.
- Başlangıç ve bitiş tarihleri tutulduğu için hangi aşamanın uzadığını görürsünüz.
- Müşteriye verilen bilgi tahmine değil kayda dayanır.
- Aynı anda yürüyen onlarca projeyi tek bakışta karşılaştırabilirsiniz.
13 aşama ve dört ana grup
Aşağıdaki yapı, çatı üstü şebekeye bağlı bir projenin tipik akışını dört gruba ayırır: Satış, Resmi süreç, Uygulama ve Devreye alma. Aşama adları firmadan firmaya değişebilir; önemli olan her aşamanın net bir başlangıç ve bitiş koşulunun olmasıdır.
| Grup | Aşama | Bitiş koşulu (örnek) |
|---|---|---|
| Satış | 1. Ön Görüşme | Müşterinin ihtiyacı ve bütçe beklentisi not edildi |
| Satış | 2. Keşif | Saha formu dolduruldu, fotoğraflar yüklendi |
| Satış | 3. Tasarım | Panel yerleşimi ve inverter seçimi tamamlandı |
| Satış | 4. Teklif | Teklif müşteri tarafından onaylandı |
| Resmi süreç | 5. Sözleşme | Sözleşme imzalandı, ilk ödeme alındı |
| Resmi süreç | 6. Resmi Başvuru | Dağıtım şirketine başvuru dosyası teslim edildi |
| Resmi süreç | 7. Proje Onayı | Proje onayı yazılı olarak alındı |
| Uygulama | 8. Tedarik | Tüm malzeme depoya girdi veya sahaya sevk edildi |
| Uygulama | 9. Montaj | Konstrüksiyon ve paneller yerine takıldı |
| Uygulama | 10. Elektrik & Test | DC/AC bağlantılar ve ölçümler tamamlandı |
| Devreye alma | 11. Sayaç & Kabul | Çift yönlü sayaç takıldı, kabul işlemi yapıldı |
| Devreye alma | 12. Devreye Alma | Sistem enerji üretiyor, mahsuplaşma süreci başladı |
| Devreye alma | 13. Proje Teslimi | Garanti belgeleri ve dosya müşteriye teslim edildi |
Satış aşamaları: Ön Görüşme, Keşif, Tasarım, Teklif
1. Ön Görüşme
İlk görüşmede müşterinin neden GES istediğini anlamaya çalışın: fatura mı düşürmek istiyor, bir yatırım mı yapıyor, yoksa bir tarım sulaması mı çözmek istiyor? Kayda geçirmeniz gerekenler: iletişim bilgileri, adres, bina tipi, yaklaşık aylık fatura, müşterinin aklındaki bütçe ve karar verecek kişinin kim olduğu. Bu aşamanın sorumlusu genellikle satış temsilcisidir.
2. Keşif
Sahada çatı, elektrik altyapısı ve tüketim bilgileri toplanır. Keşfin eksik yapılması sonraki tüm aşamaları etkiler; örneğin ana panoya kablo mesafesi yanlış alınırsa hem teklif hem malzeme listesi hatalı olur. Neyi ölçmeniz gerektiğini çatı GES keşif formu rehberimizde ayrıntılı anlattık. Kayda geçirin: keşif tarihi, keşfi yapan kişi, fotoğraflar, fatura örnekleri.
3. Tasarım
Panel yerleşimi, gölge değerlendirmesi, inverter seçimi ve stringleme bu aşamada yapılır. Tasarımın hangi versiyonunun teklife girdiğini not edin; müşteri sonradan panel sayısını değiştirirse hangi tasarımın geçerli olduğu karışmasın.
4. Teklif
Teklifin tarihi, revizyon numarası, geçerlilik süresi ve müşterinin geri dönüşü kayıt altında olmalı. Teklif hazırlamanın ayrıntıları için GES teklif hazırlama rehberine bakabilirsiniz. Satış grubunun sonunda müşteri onayı vardır; onay yoksa proje resmi sürece geçmemelidir.
Resmi süreç: Sözleşme, Resmi Başvuru, Proje Onayı
5. Sözleşme
Onaylanan teklifteki teknik bileşen listesi sözleşmeye birebir aktarılmalıdır. Kayda geçirin: sözleşme tarihi, imzalayan taraflar, ödeme planı, teslim süresi beklentisi. Sözleşme aşamasının sorumlusu çoğu firmada satış yöneticisi veya firma sahibidir.
6. Resmi Başvuru
Şebekeye bağlı çatı sistemlerinde dağıtım şirketine başvuru yapılır. Gerekli belgeler, başvuru kanalı ve süreler mevzuata ve dağıtım şirketine göre değişebilir; bu yüzden her başvuruda dağıtım şirketinin güncel sürecini ve istediği belge listesini kontrol edin. Kayda geçirin: başvuru tarihi, başvuru numarası, teslim edilen belgeler, eksik belge talepleri ve bu taleplerin tarihleri.
7. Proje Onayı
Başvurunun sonucunda gelen onay veya düzeltme talepleri bu aşamada izlenir. Düzeltme istendiyse ne istendiğini ve ne zaman yanıt verildiğini not edin. Bu aşama çoğu zaman firmanın kontrolünde değildir, ama takibin düzenli yapılması firmanın kontrolündedir.
Uygulama: Tedarik, Montaj, Elektrik & Test
8. Tedarik
Panel, inverter, konstrüksiyon, kablo ve koruma malzemelerinin depoda olup olmadığını kontrol edin; eksikse sipariş tarihini ve beklenen geliş tarihini yazın. Tedarik aşamasını resmi süreçle paralel başlatmak zaman kazandırır, ancak proje onayı gelmeden büyük miktarda malzeme bağlamanın finansal riskini de değerlendirin.
9. Montaj
Montaj ekibi, planlanan tarih, gerçekleşen tarih, hava nedeniyle kaybedilen günler ve sahadan dönen malzemeler kayda geçirilmelidir. Montaj sırasında çekilen fotoğraflar hem kalite kontrol hem de ileride çıkabilecek çatı sızıntısı gibi tartışmalar için değerli bir belgedir.
10. Elektrik & Test
DC ve AC bağlantılar, topraklama, koruma elemanları ve ölçümler bu aşamadadır. String açık devre gerilimleri, izolasyon ölçümleri ve topraklama ölçüm sonuçları proje dosyasına eklenmelidir. Ölçümü yapan kişi ve tarih mutlaka yazılmalı.
Devreye alma: Sayaç & Kabul, Devreye Alma, Proje Teslimi
11. Sayaç & Kabul
Çift yönlü sayacın takılması ve kabul işlemleri dağıtım şirketiyle birlikte yürür. Randevu tarihleri, kabulde istenen düzeltmeler ve kabul tutanağının tarihi kayda geçirilmelidir.
12. Devreye Alma
Sistem enerji üretmeye başladığında inverter izleme hesabı kurulur, müşteriye uygulama erişimi verilir ve mahsuplaşma sürecinin başladığı teyit edilir. İlk üretim değerlerinin beklenen düzeyde olup olmadığını birkaç gün sonra kontrol etmek, gözden kaçmış bir string hatasını erkenden yakalamanızı sağlar.
13. Proje Teslimi
Garanti belgeleri, ürün föyleri, tek hat şeması, ölçüm sonuçları ve bakım önerileri müşteriye teslim edilir. Teslim tarihi garanti ve bakım takviminin başlangıcıdır; bu yüzden bu tarihin doğru yazılması satış sonrası hizmet için önemlidir.
Her aşamada neyi kaydetmelisiniz?
Aşama ne olursa olsun, aşağıdaki dört bilgi her aşama için tutulmalıdır:
- Durum: başlamadı, devam ediyor, tamamlandı veya beklemede.
- Sorumlu: aşamayı ilerletmekle görevli tek bir kişi. "Ekip" sorumlu değildir.
- Başlangıç ve bitiş tarihi: planlanan ve gerçekleşen tarihler ayrı tutulursa gecikmeler görünür olur.
- Not ve belge: dağıtım şirketi yazışmaları, fotoğraflar, tutanaklar, ölçüm sonuçları.
Bu dört bilgi tutulduğunda genel ilerleme yüzdesi de anlamlı hale gelir. 13 aşamanın 7'si tamamlanmış bir proje ile 3'ü tamamlanmış bir proje arasındaki farkı ekip toplantısında herkes aynı şekilde görür.
Projeler en sık nerede tıkanır?
Resmi başvuru ve proje onayı
Eksik veya hatalı belge, başvurunun geri dönmesinin en yaygın sebebidir. Başvuruyu göndermeden önce kendi iç kontrol listenizi kullanın ve dağıtım şirketinin güncel belge listesiyle karşılaştırın. Başvuru gönderildikten sonra belirli aralıklarla durum kontrolü yapacak bir sorumlu atayın; "cevap gelince haber verirler" yaklaşımı projeleri haftalarca bekletebilir.
Malzeme tedariki
Belirli bir inverter modeli veya panel gücü piyasada bir süre bulunamayabilir. Teklif aşamasında muadil ürünleri önceden belirlemek ve sözleşmede muadil kullanımına dair açık bir madde bulundurmak bu riski azaltır. Stok takibini proje takibinden ayrı yürütmek, malzemenin başka bir projeye kullanılıp eksik kalmasına yol açabilir.
Sayaç ve kabul
Montajı biten ama sayacı takılmadığı için üretime geçemeyen sistem, müşteri memnuniyetini en çok zorlayan durumdur. Müşteri panelleri çatıda görür ama faturasında değişiklik görmez. Bu aşamada müşteriye düzenli ve yazılı bilgi vermek, beklentiyi yönetmenin en etkili yoludur.
Ödemeleri aşamalara bağlamak
Ödeme planını proje aşamalarına bağlamak hem nakit yönetimini hem de müşteriyle iletişimi kolaylaştırır. Örneğin (örnek oranlar) bir plan şöyle olabilir:
| Ödeme | Bağlı olduğu aşama | Oran (örnek) |
|---|---|---|
| Peşinat | 5. Sözleşme | %30 |
| Malzeme ödemesi | 8. Tedarik (malzeme sahaya sevk edildiğinde) | %50 |
| Bakiye | 11. Sayaç & Kabul | %20 |
| Toplam | %100 |
Oranlar firmanızın nakit ihtiyacına ve müşteriyle anlaşmanıza göre değişir. Önemli olan, her ödemenin tetikleyicisinin sözleşmede açık yazılması ve aşama tamamlandığında ödeme talebinin gecikmeden iletilmesidir. Aşama takibi ile ödeme takibi aynı müşteri kaydında durursa, "montaj bitti ama ikinci ödeme istenmedi" gibi atlamalar önlenir.
PVAGE ile GES proje takibi
PVAGE'de her müşteri için 13 aşamalı proje takibi bulunur: Ön Görüşme, Keşif, Tasarım ve Teklif (Satış); Sözleşme, Resmi Başvuru ve Proje Onayı (Resmi süreç); Tedarik, Montaj ve Elektrik & Test (Uygulama); Sayaç & Kabul, Devreye Alma ve Proje Teslimi. Her aşamada durum, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihi ile not tutabilir, projenin genel ilerleme yüzdesini görebilirsiniz.
Proje takibi, müşteri kartında keşif, teklifler, modelleme, sözleşme, ödeme, iş programı ve notlarla birlikte ayrı bir sekme olarak yer alır. Ödeme sekmesinde tutar, tarih, makbuz numarası ve ödeme yöntemi girildiğinde kalan bakiye otomatik hesaplanır; böylece aşama ile ödeme durumunu aynı ekranda karşılaştırabilirsiniz. Ayrıntılar için GES proje takibi özellik sayfasına göz atabilirsiniz.
Özelliği inceleyin: GES Proje Takibi ve Proje Yönetimi (13 Aşama)